ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 июня 2013 г. № 641-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИКИ ФОРМИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
МЕЖФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ГРУПП В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АППАРАТА
ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства ЯО
от 01.09.2015 № 956-п)

С целью повышения эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области посредством применения современных механизмов управления и во исполнение пункта 3 постановления Правительства области от 24.08.2012 № 819-п "Об утверждении Положения о программно-целевом планировании и контроле в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области", пункта 2 раздела 3 областной целевой программы "Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг", утвержденной постановлением Правительства области от 29.12.2011 № 1195-п "Об областной целевой программе "Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг" и внесении изменений в постановление Правительства области от 12.08.2008 № 405-п",

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Методику формирования и организации работы межфункциональных групп в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее - Методика).

2. Управлению Правительства области по организационному развитию оказывать методологическую помощь по применению положений Методики сотрудникам органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области Краснова А.С.

4. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Первый заместитель
Губернатора области -
Председатель Правительства
Ярославской области
А.Л.КНЯЗЬКОВ





Утверждена
постановлением
Правительства области
от 07.06.2013 № 641-п

МЕТОДИКА
ФОРМИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ МЕЖФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ГРУПП
В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства ЯО
от 01.09.2015 № 956-п)

1. Общие положения

1.1. Для целей Методики формирования и организации работы межфункциональных групп в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее - Методика) применяются следующие термины и определения:
поручение - комплекс мероприятий, направленных на достижение результата в условиях временных и ресурсных ограничений, в реализации которого участвуют сотрудники двух и более органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области (далее - ОИВ ЯО/СППО). Поручения даются Губернатором области, Председателем Правительства области, заместителями Губернатора области, заместителями Председателя Правительства области, руководителями ОИВ ЯО/СППО. В поручении должны быть указаны фамилия (фамилии) и инициалы сотрудника (сотрудников), которому (которым) дано поручение (далее - исполнитель), а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения. В случае если поручение дано нескольким исполнителям, ответственность за надлежащее исполнение поручения несет исполнитель, указанный в нем первым. Для исполнения поручения, выданного нескольким исполнителям, исполнитель, указанный в нем первым, может инициировать создание межфункциональной группы;
(в ред. Постановления Правительства ЯО от 01.09.2015 № 956-п)
показатель цели - измеряемый количественный параметр (один или несколько), отражающий степень достижения цели;
межфункциональная группа (далее - МФГ) - группа сотрудников ОИВ ЯО/СППО, сотрудников органов местного самоуправления муниципальных образований области (далее - ОМСУ), а также сторонних экспертов, формируемая ответственным исполнителем программы развития (далее - ПР) или ответственным исполнителем поручения с целью управления реализацией и (или) реализации ПР (поручения). МФГ создается на определенный срок.
1.2. Методика разработана с целью повышения результативности деятельности ОИВ ЯО/СППО и эффективности бюджетных расходов за счет внедрения в деятельность ОИВ ЯО/СППО элементов командной работы.
1.3. Методика:
- устанавливает порядок формирования и организации работы МФГ;
- закрепляет права и обязанности участников МФГ.
1.4. Классификация МФГ представлена в приложении 1 к Методике. Стадии жизненного цикла МФГ приведены в приложении 2 к Методике.
1.5. Методика распространяется на деятельность всех ОИВ ЯО/СППО. Методика носит рекомендательный характер.
1.6. На деятельность стратегических целевых команд Методика не распространяется. Деятельность стратегических целевых команд регулируется Положением о Стратегическом совете области, утвержденным постановлением Правительства области от 19.12.2011 № 1084-п "О Стратегическом совете области".

2. Формирование МФГ

2.1. Решения о создании МФГ, виде МФГ, необходимости включения в состав МФГ представителей ОИВ/СППО, ОМСУ, экспертов принимаются ответственным исполнителем ПР или ответственным исполнителем поручения. При определении состава МФГ необходимо принимать во внимание рекомендации Ярославской областной Думы о включении депутатов в состав межфункциональных групп, создаваемых для разработки ПР (постановление Ярославской областной Думы от 28.04.2009 № 109 "Об участии депутатов Ярославской областной Думы в разработке областных целевых программ").
(в ред. Постановления Правительства ЯО от 01.09.2015 № 956-п)
2.2. Запрос об определении кандидатуры члена МФГ по форме согласно приложению 3 к Методике от ОИВ ЯО/СППО, ОМСУ и других организаций направляется ответственным исполнителем ПР (ответственным исполнителем поручения) руководителям соответствующих ОИВ ЯО/СППО, ОМСУ и других организаций не позднее 3 рабочих дней с момента утверждения ПР (внесения изменений в ПР) или постановки поручения. Запрос содержит следующие сведения:
- цель создания МФГ;
- задачи участника МФГ;
- необходимые компетенции участника МФГ;
- сроки работы МФГ;
- примерные трудозатраты участника МФГ.
2.3. Решение о выделении сотрудника для работы в МФГ принимается руководителем ОИВ ЯО/СППО, ОМСУ и других организаций на основании требований к компетенциям участника МФГ с учетом текущей/будущей занятости сотрудника, а также на основании должностных регламентов сотрудников.
Ответ на запрос должен быть направлен в срок не позднее 3 рабочих дней с момента его получения, если иной срок не указан в запросе.
2.4. Для уточнения и согласования целей и задач МФГ, а также решения организационных вопросов деятельности МФГ ответственным исполнителем ПР или ответственным исполнителем поручения проводится установочное совещание.
2.5. Состав участников МФГ (в том числе кандидатура руководителя МФГ) утверждается приказом руководителя ОИВ ЯО, распоряжением Губернатора области - в зависимости от вида МФГ и категорий должностей государственной службы участников МФГ. Форма приложения к приказу/распоряжению об утверждении МФГ приведена в приложении 4 к Методике.
(п. 2.5 в ред. Постановления Правительства ЯО от 01.09.2015 № 956-п)
2.6. Руководителем МФГ может являться руководитель ОИВ ЯО/СППО, руководитель структурного подразделения ОИВ, сотрудник ОИВ (уровень должности не ниже уровня должности главного специалиста - в зависимости от статуса и задач МФГ). Руководитель МФГ несет ответственность за достижение показателей цели деятельности МФГ.
2.7. Вопросы о замене участника от ОИВ ЯО, СППО, ОМСУ в процессе деятельности МФГ решаются в рабочем порядке руководителем МФГ с руководителем соответствующего ОИВ ЯО, СППО, ОМСУ.

3. Функционирование МФГ

3.1. Руководителем МФГ из числа ее участников назначаются секретарь МФГ, модератор МФГ.
3.1.1. Секретарь МФГ осуществляет материально-техническое обеспечение деятельности МФГ. Он несет ответственность за организацию совещаний МФГ, за подготовку и хранение информационных материалов для работы МФГ, за формирование и рассылку протоколов совещаний МФГ.
3.1.2. Модератором МФГ может выступать руководитель МФГ, участник МФГ или приглашенный эксперт. Модератор МФГ обеспечивает беспрепятственное выражение мнений участниками в ходе совещаний МФГ, а также не допускает отвлечения от обсуждаемого вопроса. Модератор МФГ пресекает неконструктивную критику, контролирует соблюдение заявленного в повестке совещания времени на обсуждение того или иного вопроса.
3.2. Формами работы МФГ являются совещания и (или) исполнение решений, принятых на совещаниях. Срочные задачи (при возникновении) могут ставиться руководителем МФГ ее участникам в период между совещаниями.
3.3. Для каждого совещания в единой системе электронного документооборота (далее - ЕСЭД) секретарем МФГ формируются повестка совещания и протокол совещания.
3.3.1. Повестка совещания МФГ определяет перечень вопросов для обсуждения, примерное время обсуждения каждого вопроса, фамилии, имена и отчества докладчиков. Повестку утверждает руководитель МФГ. После утверждения, но не менее чем за два дня до даты совещания секретарь МФГ направляет участникам по системе коммуникаций (например, Microsoft Outlook) приглашение на совещание с прикрепленной повесткой дня и документами к совещанию.
3.3.2. Протокол совещания МФГ формируется на основе шаблона в ЕСЭД. Протокол содержит список присутствующих, наиболее значимую информацию по темам совещания, информацию о принятых решениях и перечень поручений с конкретными датами исполнения участникам МФГ и (или) приглашенным экспертам. Протокол совещания утверждает руководитель МФГ.
3.4. При необходимости (например, при возникновении принципиальных разногласий участников МФГ по обсуждаемым вопросам либо высокой сложности и/или специфичности тем(ы) обсуждения) руководитель МФГ обеспечивает привлечение к участию в совещаниях дополнительных экспертов или руководителей более высокого уровня. Окончательное решение (с учетом мнений участников МФГ и экспертов) принимает руководитель МФГ.

4. Полномочия МФГ

МФГ имеет право:
4.1. Рассматривать на своих совещаниях вопросы в рамках целей и задач, для решения которых создавалась МФГ, и осуществлять подготовку предложений по данным вопросам. Решения, разрабатываемые МФГ, носят рекомендательный характер.
4.2. Взаимодействовать в пределах своих полномочий с ОИВ ЯО/СППО, ОМСУ и организациями, а также должностными лицами, в том числе запрашивать документы и необходимую информацию.

5. Права и ответственность участника МФГ

5.1. Участник МФГ обязан посещать совещания группы, активно участвовать в обсуждении вопросов повестки, давать предложения и выполнять поручения руководителя МФГ в рамках своей компетенции.
5.2. В случае несогласия участника МФГ с принимаемым МФГ решением участник МФГ имеет право на запись в протоколе совещания своего особого мнения.
5.3. Каждый участник группы ведет учет трудозатрат своей работы в МФГ. В случае если фактические трудозатраты превышают плановые (согласованные руководителем ОИВ ЯО/СППО, ОМСУ и других организаций), участник МФГ должен уведомить руководителя подразделения и руководителя МФГ. На основании представленных данных руководитель МФГ принимает решение о прекращении участия сотрудника в работе МФГ либо о направлении руководителю соответствующего ОИВ ЯО/СППО запроса о продлении срока участия сотрудника в работе МФГ.

6. Порядок ведения реестра МФГ

Исключен с 1 сентября 2015 года. - Постановление Правительства ЯО от 01.09.2015 № 956-п.





Приложение 1
к Методике

КЛАССИФИКАЦИЯ
межфункциональных групп
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства ЯО
от 01.09.2015 № 956-п)

Вид межфункциональной группы
(далее - МФГ)
Стратегическая целевая команда
Группа разработки программы развития
Группа управления/реализации
МФГ управления проектом
Вид деятельности
стратегическая
деятельность по развитию
деятельность по развитию
текущая деятельность
деятельность по развитию
Основание создания МФГ
деятельность стратегической целевой команды регулируется Положением о Стратегическом совете области, утвержденным постановлением Правительства области от 19.12.2011 № 1084-п "О Стратегическом совете области"
наличие программы в Программе Правительства области на среднесрочный период
утвержденная программа
исполнение поручения
деятельность МФГ управления проектом регулируется Методикой формирования и функционирования МФГ управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области, приведенной в приложении 5 к Методическим рекомендациям по развертыванию системы управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области, утвержденным распоряжением Губернатора области от 11.08.2015 № 450-р "Об утверждении Методических рекомендаций по развертыванию системы управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области"
Форма утверждения МФГ
распоряжение Губернатора области/приказ руководителя органа исполнительной власти - ответственного исполнителя программы
распоряжение Губернатора области/приказ руководителя органа исполнительной власти - ответственного исполнителя программы
распоряжение Губернатора области/приказ руководителя органа исполнительной власти - ответственного исполнителя поручения
Функции МФГ
анализ проблемы, формулировка целей и задач, разработка плана мероприятий, соотнесение плана мероприятий с выделенными ресурсами, уточнение плана мероприятий, разработка проекта программы, согласование проекта программы
анализ информации о ходе реализации программы и принятие решений о необходимости принятия корректирующих или предупреждающих мер. Выполнение отдельных работ, необходимых для достижения поставленных перед группой целей
анализ информации о ходе реализации поручения и принятие решений о необходимости принятия корректирующих или предупреждающих мер. Выполнение работ, необходимых для достижения поставленных перед группой целей





Приложение 2
к Методике

СТАДИИ
жизненного цикла межфункциональных групп
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства ЯО
от 01.09.2015 № 956-п)

Название стадии
Характеристики
Формирование
происходит знакомство членов группы друг с другом и с целями работы группы
Срабатывание
период начала совместной работы, развития сплоченности группы, решающей коллективную задачу, характеризующийся повышенным уровнем конфликтности, вызванным различием в характерах специалистов, подходах, стилях и методах решения проблем. Внутри группы идет процесс выявления лидеров, формирования неформальных групп, устанавливается психологический климат в коллективе, его внутренняя культура, определяющая стиль работы и управления, образ взаимодействия членов команды
Рабочая
характеризуется максимальным раскрытием индивидуальных творческих способностей, члены группы учатся понимать и учитывать потребности и интересы друг друга. Конфликты и споры в основном возникают по причинам, связанными с рабочими вопросами, и носят конструктивный характер
Расформирование
при завершении проекта межфункциональная группа расформировывается. Работники по окончании проекта продолжают работу в своих функциональных подразделениях





Приложение 3
к Методике
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства ЯО
от 01.09.2015 № 956-п)

ФОРМА
запроса об определении кандидатуры члена
межфункциональной группы

Уважаемый(ая) _____________________________!

В связи с _____________________________________________________________
(обоснование необходимости создания межфункциональной группы)

планируется создание межфункциональной группы (далее - МФГ).
Цель создания МФГ: ____________________________________________________
Задачи участника МФГ: _________________________________________________
Для решения поставленных задач участники МФГ должны соответствовать
следующим требованиям: ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
(перечень необходимых компетенций сотрудника)
Период работы МФГ: с ___________ по _________________
Примерные трудозатраты участника МФГ, в том числе участие в совещаниях,
выполнение поручений: _____________________________________________________
Прошу вас направить для участия в работе МФГ __ сотрудника(ов) ________
___________________________________________________________________________
(название органа исполнительной власти Ярославской области/структурного
подразделения аппарата Правительства области)

Прошу вас уведомить о возможности участия ____ сотрудника(ов)
___________________________________________________________________________
(название органа исполнительной власти Ярославской области/структурного
подразделения аппарата Правительства области)
в работе МФГ в срок до ____________________________________________________

Руководитель органа исполнительной власти
Ярославской области/структурного
подразделения аппарата Правительства области ______________________________
(подпись и расшифровка подписи)





Приложение 4
к Методике

ФОРМА
приложения к распоряжению/приказу об утверждении состава
межфункциональной группы

Наименование цели деятельности многофункциональной группы
Показатель
наименование
единица измерения
базовое значение 20___ год
плановое значение
20___ год
1
2
3
4
5

показатель 1



показатель n




Состав межфункциональной группы _______________________________________
(по разработке/управлению и реализации)
областной целевой программы/поручения _____________________________________
___________________________________________________________________________
(название областной целевой программы/проекта)

Период работы межфункциональной группы: с _______ по _________

N
п/п
Фамилия, имя, отчество
Должность
Орган исполнительной власти Ярославской области/структурное подразделение аппарата Правительства области
Роль (руководитель, участник, модератор, секретарь)

























Приложение 5
к Методике

РЕЕСТР
межфункциональных групп

Исключен с 1 сентября 2015 года. - Постановление Правительства ЯО от 01.09.2015 № 956-п.


------------------------------------------------------------------